Jak si efektivně zorganizovat čas

Pokud nestíháte, neumíte si správně zorganizovat čas a nevíte čemu dát přednost, budou se vám hodit cenné rady. Máte rozepsaný e-mail a blikají na vás desítky dalších, čeká vás porady, jednání s klienty a nevíte, kdy napíšete výstupy? Neustále vám drnčí telefon a urgentně potřebujete nachystat podklady pro poslední fakturaci? Tak v takovém pracovním prostředí a rozpoložení nic smysluplného nevytvoříte. Nechte se inspirovat tipy k získání efektivity a správné organizace času při pracovním výkonu.

Víte třeba, jak funguje váš mozek? Již po první hodině práce se rapidně snižuje kapacita mozku a schopnost soustředění. Mozek se pak unavujeme spolu s každým dalším rozhodnutím.
Víte co prokázali nezávislé studie? Plně soustředit se dokážeme jen a pouze 6 hodin týdně! Kdy je ten správný čas? Je to individuální a u většiny lidí je to brzy ráno nebo naopak pozdě večer. Jste skřivan nebo sova? Podle toho to poznáte.

Paměť a dané soustředění je možné i neustále cvičit. Mozek během každého dne spotřebuje až 20 % z celkového příjmu naší glukózy. Průtok krve v mozku dokáže zvýšit klidná relaxační hudba a prokrvit jej tak pro zvýšení koncentrace. Pokud se dostaví zívání, do mozku se dostává kyslík spolu s potřebnou energií pro správné fungování a soustředění.
Schopnost soustředění i naši paměť dokáže rapidně zhoršit nedostatek spánku. Častý a opakující se jetlag vám může váš mozek i nevratně poškodit.

Organizace času a pracovní výkon

Musíte se naučit hospodařit s časem. Čas je drahý a proto vyžaduje zodpovědné zacházení. Vymezit si vždy určitý časový úsek, který věnujeme denně práci, patří mezi základní standardy. Nikdo nechce s největší pravděpodobností trávit celý svůj život u obrazovky počítače a zavalený od hlavy až k patě hromadou nevyřešených dokumentů a restů.
Vytvořte si svůj první osobní „To-do list“. Ten pak musíte pečlivě dodržovat. Můžete si nakreslit přehlednou tabulku, kam napíšete všechny úkoly, které vás daný den čekají. Náročnost úkolů odlište třeba barvou, symbolem nebo piktogramem. Udělejte jej ručně nebo na počítači. Úkoly můžete doplnit i o časovou náročnost. Jste fandové? Vytvořte síťový grafs přesným zaznačením dané kritické cesty skrze úkoly.

Musíte tam zadat i časové rezervy. Pokud máte den rozplánovaný do posledního detailu a poslední minuty a vaše perfektní plány vám cokoliv nabourá, vše se vám hroutí jako domeček z karet. Může to být, porucha, nemocný kolega, spadený systém, další úkol, výpadek proudu, prostě cokoliv. Vytvářejte si dostatek časových rezerv v každém dni na přednostní řešení nutných úkolů.
Seřaďte si také vaše priority. Vaši každodenní pracovní náplň přece znáte. Začínáte tím, co bolí nejméně a pak se postupně dostáváte k nejtěžším úkolům? To je ale špatně. Po polední pauze jste úplně grogy a do toho nejhoršího se už ani nepustíte. Ideální způsob je ten, kdy začínáte od nejobtížnějších úkolů a postupujete ke snazším. Na závěr pracovního dne už jen vyřiďte e-maily nebo si uspořádejte stůl.

Pravidelná pauza má být zařazena po 30 minutách, kdy naše schopnost soustředění rapidně klesá. Mozek se brání a pomalu vypíná. Pak jsme nesoustředění, chybujeme a cítíme únavu. Každých 30 minut je třeba dát 5 minut pauzu. Zalijte si čaj nebo kávu, pomazlete se se psem či kočkou, nebo se projděte. Žádný Facebook, bulvár a setrvání na místě.
Jakmile dojte ke splnění úkolu, odměňte se. Motivace je důležitá. Odlepte lístek z kalendáře, odškrtněte úkol, nebo si dejte olej do aromalampy. Žádné přejídání a kouření. Nenechte se nikým rušit. Vypněte telefon i Facebook, zavřete e-maily i online zprávy. E-maily vyřizujte pouze jednou či dvakrát za den. Na virtuální přátele si najděte čas až po vykonané práci.

Příjemné prostředí

Upravte si svůj pracovní koutek a prostředí dle svého vkusu a k maximálnímu dosažení spokojenosti. Pracujete z domova? Vyšperkujte si jej jak je libo. Pozitivní a oblíbené barvy, fotografie nejbližších a vše co povzbudí, ale nerozptyluje. V kanceláři si ukliďte nebo zvolte svůj oblíbený chaos.
Prokrastinace je největší zrádce. Držte se striktně svého plánu, nenechte se stáhnout do jejích spárů. Žádná lákadla a úhybné manévry.
Pomocí pozitivního přístupu se dá změnit mnohé. Žádné špatné chmury hned po ránu. Nevstávejte s myšlenkou na množství práce, které musíte zase udělat, že to je nad vaše časové možnosti. Pečlivě organizujte, pusťte si oblíbenou hudbu, dejte si dobrou snídani a pusťte se do toho nejtěžšího úkolu. Ranní protáhnutí těla jako třeba jóga je správnou volbou. Pomůže i 20 minut běhu venku.

Rekapitulujte

Hodnoťte pracovní výkon včera, před týdnem a měsícem. Vyhodnoťte celou situaci a pokračujte v nastaveném tempu, nebo jej zvyšte. Vždy se věnujte pouze jednomu danému úkolu. Podle vámi stanovených priorit řešte postupně jeden úkol za druhým pěkně popořadě. Zapomeňte na vámi rozepsaný dopis, zápis, e-mail a zároveň telefon u ucha. Dělejte pouze jednu činnost a plnohodnotně jí věnujte veškerý daný čas a pozornost.
Zkuste si vzít na pomoc pomocníky jako program typu CostLocker nebo TimeDoctor. Pomohou vám monitorovat čas, který strávíte v práci a nad jednotlivým úkolem. Také za vás dokáží vyhodnocovat celou škálu daných metrik.
Pravidelně relaxujte a odpočívejte. Po práci musí následovat pauza. Posezení v oblíbené kavárně s přáteli, kino, divadlo či koncert. Sportujte v jakékoliv formě. Mozek pro své bezchybné fungování nutně potřebuje dostatek kvalitních sacharidů, kyslíku a pohybu na čerstvém vzduchu. Žádné zavrtání do postele nebo televize po práci. Procházka venku vám prospěje víc.